中小企业的采购流程采购管理如何运作

在很多中小企业中，采购仍然只是生产环节的附属功能。在中小企业的采购、生产、销售三个环节中，采购对企业发展的重要性往往被管理者所忽视。那么中小企业采购如何进行采购管理呢？

中小企业需要对采购管理流程有一定的了解才能进行采购管理。从发现采购需求—— 采购申请审批—— 选择供应商—— 货物跟进提醒—— 验收货物—— 付款及更新记录。下面以采购管理系统为例，演示以下整个采购管理流程。

发现采购需求

采购的起点是发现需求。对于一般企业来说，采购是出于企业某个部门的特定需求而产生的。比如办公室需要办公用品；实验室需要实验设备；生产部门需要原材料等。

通常，当企业有采购需求时，各部门根据需求提交采购申请。各部门负责业务活动的具体人员应清楚地了解本部门的需求：需要什么、需要多少、何时等。为此，各具体部门应提出自己的采购需求计划，并提供给各部门。采购部门应在规定时间内进行集中采购，以满足企业发展的需要。企业采购人员可以通过推来客采购管理系统在线提交采购申请。

采购申请审批

采购部收到《采购申请表》后，根据各方面情况制定计划采购金额，并按权限报相关领导批准。推来客采购管理系统支持合同电子签名和电子签名，避免了线下签署的繁琐审批流程，大大提高了工作效率。

选择供应商

供应商选择是采购管理成功的关键因素。合适的供应商可以提供合适、优质、数量充足、价格合理、准时交货的材料，并有良好的售后服务。但传统采购中没有供应商监控体系，导致供应商质量参差不齐。当遇到产品质量问题时，需要需求部门、财务部门、供应商之间协商解决，所花费的时间不言而喻。

推来客采购管理系统拥有完整的供应商管理体系，以表格的形式呈现供应商的基本信息，并配备供应商绩效评价系统。企业有具体的绩效评价指标，用户可以根据评价结果对供应商进行评级。通过完善的供应商评价体系，方便为企业匹配最合适的优质供应商。从长远发展的角度来看。通过供应商绩效评估，选择优质供应商进行规模化、长期合作，为采购奠定稳定的基础。

货物跟催

采购订单发送给供应商后，配送中心应对货物进行跟踪或加急。有的公司甚至有专职跟踪催交人员。跟踪是对采购订单的例行跟踪，以确保供应商能够履行发货承诺。跟踪还有利于及时发现采购中的问题，如产品质量、运输等。配送中心发现问题后可以及时与供应商沟通，尽快解决问题。加急是对供应商施加压力，以更好地履行运输承诺。供应商不能履行采购协议的，配送中心应当采取相应措施，督促其完成合同。

验收货物

许多配送中心都有专门的接收货物的功能。货物验收的基本目的是确保订单中购买的货物实际到达；检查到达的货物是否完好；确保到货数量与订单数量一致；将货物运至指定仓库储存或转运。收货时，有时会出现缺货的情况。这种情况可能是运输途中丢失造成的；也可能是运输量不足造成的；验收部门应向供应商写出详细的报告。

支付货款和更新记录

对到达的各种书面材料和数据进行分类和统计。货物入库后，必须实行对账、付款，并对过程进行监督和跟踪。双方需要建立采购信誉，对于付款等问题绝不允许出现拖延、拖欠的情况。

以上是中小企业采购流程及管理制度，以提高公司采购效率，降低采购成本，明确采购岗位职责，规范采购流程，监督采购工作。